A procrastinação no ambiente de trabalho é algo recorrente nas reclamações do gestor de pessoas.Se por um lado as tecnologias nos trouxeram possibilidades de melhorar a produtividade, por outro elas também geram inúmeras distrações que podem atrapalhar o andamento do trabalho.

Nesse caso, estamos falando de distrações por mídias sociais, aplicativos de mensagens, sites de internet e até e-mail, mas para além dos assuntos tecnológicos, também pode haver procrastinação na hora do café e nas longas conversas entre a equipe.

É claro que não somos robôs e que eventualmente precisamos de pequenas distrações para aliviar o estresse dos prazos e das tarefas, mas quando essas distrações começam a atrapalhar o rendimento e não a colaborar com ele, é quando o gestor precisa intervir.

O primeiro passo para lidar com a questão é identificar os colaboradores que apresentam características de procrastinadores. Colaborador identificado, agora é a vez de entender o motivo da procrastinação. Reconhecer o motivo é necessário para que o gestor possa atuar de forma a ajudar o colaborador a superar essas dificuldades.

Mas aí você, gestor de pessoas, questiona: como identificar todas essas questões? É isso que vamos lhe mostrar nesse texto!

Vamos lá:

Identificando os colaboradores procrastinadores

Para identificar os procrastinadores no ambiente de trabalho é preciso ter um planejamento de tarefas e de metas. Existem inúmeros softwares de gestão de equipes que facilitam esse acompanhamento pelo gestor de pessoas.

A partir desse planejamento, é possível identificar aqueles que não estão cumprindo os prazos e as metas estabelecidas, o que já indica os potenciais procrastinadores. Quando eles forem identificados, é importante ficar de olho em seus comportamentos, pois não necessariamente é um problema de procrastinação, mas de planejamento ruim.

Se for identificado que o colaborador não está se envolvendo nas tarefas, passa um tempo além do necessário fora de seu posto de trabalho, está constantemente ao telefone ou navegando pela internet em temas que não tem a ver com as atividades, esse sim é um caso de procrastinação.

Identificando o motivo da procrastinação

Os motivos podem ser diversos: desde falta de estímulo no ambiente de trabalho a questões pessoais. Por isso, o primeiro passo do gestor de pessoas é estabelecer uma conversa para identificar os reais motivos.

Problemas pessoais

Muitas vezes, algum problema pessoal pode estar interferindo no rendimento no trabalho, então é necessário estabelecer uma relação de proximidade para que o colaborador se sinta confortável em compartilhar os seus problemas pessoais. Esses problemas podem ser diversos, desde ordem de saúde pessoal, dificuldades financeiras, problemas familiares ou até depressão.

Problemas profissionais

Contudo, em outros casos a raiz do problema está no próprio ambiente de trabalho. Uma conversa mais impessoal também pode identificar esse padrão. Por isso, é preciso que o gestor esteja sempre fortalecendo seus laços de confiança com a sua equipe, para que todos se sintam à vontade em expor as suas dificuldades até quando estas implicarem em alguma crítica à empresa.

Os problemas ligados à esfera profissional podem ser diversos: falta de identificação com as tarefas delegadas, problemas no ambiente de trabalho, desmotivação, falta de valorização e reconhecimento. É preciso identificar qual dos fatores ou conjunção de fatores que está incapacitando o colaborador de atingir seu potencial para, então, agir.

Superando a procrastinação

Problemas pessoais

Se for reconhecido que o problema das distrações e procrastinações é de caráter pessoal, o gestor pode identificar se existe alguma possibilidade de suporte ou adaptação das tarefas daquele colaborador por um específico período de tempo até que a questão esteja superada.

Por exemplo, o home office pode ser uma boa solução em determinados casos. Em outros casos, pode ser cogitado apoio psicológico, e o gestor pode fazer esse encaminhamento.

Problemas profissionais

Quando o problema vem do próprio ambiente de trabalho, as soluções são ainda mais fáceis. Se a dificuldade de atingir metas vier do mau planejamento, a empresa pode adotar novas tecnologias que facilitem o trabalho (dando a capacitação necessária aos trabalhadores) e adotar novas metodologias como o padrão SMART.

A desmotivação gera a falta de envolvimento pessoal com o trabalho, e pode fazer com que o colaborador busque válvulas de escape aos seus afazeres, como mídias sociais e conversas prolongadas.

Caso os problemas venham da falta de motivação profissional, é importante que o gestor desenvolva ações motivacionais. Alguns exemplos são premiações, bônus e viagens de incentivo, que motivem o envolvimento com as metas.

Muitas vezes, a desmotivação está ligada a falta de reconhecimento e valorização do trabalho no ambiente profissional. Se for esse o caso, uma medida que pode surtir efeito é desenvolver o espírito de liderança a esses colaboradores, para que eles se sintam valorizados e ao mesmo tempo responsáveis pelo andamento das tarefas.

Já se o problema estiver no próprio ambiente de trabalho, é necessário que medidas sejam adotadas para além das estratégias da empresa. Uma pesquisa de clima interno será necessária para identificar os pontos que devem ser melhorados.

Dessa forma, a empresa poderá adotar as medidas certas para os pontos levantados, e que com certeza irão impactar no rendimento de toda a equipe, e não só dos procrastinadores.

Como o gestor de pessoas pode se capacitar para lidar com a procrastinação dos colaboradores?

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E aí, gestor de pessoas! Gostou desse texto? Compartilha conosco suas experiências com colaboradores procrastinadores!