Você conhece o método 5W2H?
Você conhece o método 5W2H? Não se engane: trata-se de uma maneira efetiva de agregar mais produtividade com otimização de tempo e recursos investidos, que é o sonho de grande parte dos empreendedores que busca o desenvolvimento dos seus respectivos negócios.
É por isso que você deveria dar atenção às ferramentas mais consolidadas do mercado, como o 5W2H. Por meio da aplicação dos termos que compõem esse conceito, você se planeja com mais eficácia, reduzindo os imprevistos e aprendendo a extrair o melhor dos seus colaboradores.
Confira, e inspire-se em nossas ideias para colocar o 5W2H em prática no dia a dia da sua empresa!
O que é o 5W2H?
A princípio, o estranhamento é inevitável, mas o conceito de 5W2H faz mais sentido do que você imagina. Afinal de contas, sua sigla remete ao uso de 5 ações que começam com a letra W e outras 2 cujas iniciais são a letra H. Abaixo, cada uma delas:
- what — o quê;
- why — por quê;
- where — onde;
- when — quando;
- who — por quem;
- how — como;
- how much — quanto.
Ou seja: podemos considerar o 5W2H um belo checklist de ações a serem realizadas para que todos saibam, exatamente, o seu papel e o planejamento de ações para a execução de um projeto.
Para tanto, os colaboradores vão reunirem-se em torno dessas sete questões e avaliar a melhor resposta para cada uma delas. Assim, teoria e prática vão se unir de maneira complementar para tornar a realização das suas metas e objetivos muito mais efetiva e precisa.
Qual é a relevância do 5W2H?
Por meio do acompanhamento das questões estabelecidas com o 5W2H, a empresa consegue executar e monitorar a performance de cada uma dessas ações.
Assim, tem-se um prazo, os meios e a mão de obra necessária para colocar o plano em prática. Consequentemente, todos os envolvidos compreendem bem como devem organizar a própria rotina e, assim, respeitar tudo o que foi definido como a resposta para o 5W2H.
Como resultado imediato disso, podemos apontar uma série de benefícios que envolvem tanto a qualificação do trabalho dos gestores, quanto a orientação para os colaboradores envolvidos nos projetos, como:
- as ideias e o planejamento passam a ser melhor organizados, idealizados e executados;
- o tempo de transição entre o planejamento e a execução se torna menor, já que o 5W2H coloca todo o projeto em perspectiva;
- ajustes podem ser identificados com mais facilidade, da mesma maneira que os riscos e imprevistos são diagnosticados precocemente;
- pode-se perceber uma boa economia de recursos, já que existirão menos erros, ajustes e investimentos equivocados;
- aumento da produtividade.
Portanto, são ações de grande eficácia para que sua equipe tenha, à disposição, os meios para entender a melhor maneira sobre o que fazer, quando fazer e como fazer cada etapa do planejamento proposto.
Como aplicar o 5W2H no dia a dia da empresa?
Agora que já vimos o conceito e os benefícios de investir no 5W2H, vamos entender como a sua aplicação pode se tornar uma realidade no cotidiano da sua organização.
Para tanto, é importante que a sua gestão saiba, antecipadamente, qual é o objetivo a ser conquistado. Por exemplo: aumentar as vendas, conquistar novos clientes, fidelizá-los ou mesmo aumentar o engajamento e a motivação dos colaboradores da empresa, entre outros.
Em seguida, desenhe todas as questões acima mencionadas — os cinco W e os dois H — e comece a discutir, em equipe, as respostas para cada uma delas. Só que não se limite em termos vagos para justificar uma resposta: é importante saber, exatamente, o que implicam essas respostas para que a sua empresa use as respostas obtidas, ao longo do 5W2H, como um verdadeiro guia.
Não se trata de uma implementação complicada. A grande questão está no alinhamento com todos os envolvidos a respeito das soluções apontadas para as perguntas desse método. Assim, os profissionais ficarão sempre por dentro do ponto onde o projeto se encontra, e saberão quais são as suas obrigações e responsabilidades.
Por consequência, sua equipe consegue se organizar melhor, mapeia com eficiência todo o fluxo de trabalho e garante mais uniformidade às ações, evitando riscos, prejuízos e desperdícios, como já havíamos adiantado — sem falar no muito bem-vindo aumento de produtividade.
Quando fazer uso do 5W2H?
Vale adiantar que o 5W2H pode ser usado em qualquer momento de um projeto — seja no planejamento ou na execução. A diferença é que o planejamento tende a ser o momento em que as ideias são elaboradas para evitar imprevistos desde o início.
Além disso, o método não precisa ser aplicado, exclusivamente, na realização de metas e objetivos profissionais. Na vida pessoal, o conceito também tem grande benefício de uso.
Um exemplo: você quer mudar de emprego e de carreira ou, ainda, economizar para realizar a viagem dos seus sonhos. Basta, então, aplicar as perguntas no papel e, então, começar a rascunhar as melhores soluções para que esse objetivo crie forma, perspectiva e uma meta definida.
Outro ponto interessante: o 5W2H pode ser usado por pessoas que vão trabalhar em equipe e também em projetos solo. Empresas de todos os portes, portanto, estão mais que capacitadas a absorverem os benefícios dessa estratégia de planejamento e execução de ações.
Por onde começar?
Você tem algum projeto pendente, ainda no estágio inicial de planejamento ou mesmo em execução? Que tal, então, começar fazendo um exercício de reconhecimento?
Coloque as respostas no modelo de perguntas do 5W2H e avalie se as soluções descritas têm a ver com as decisões tomadas durante a execução desse projeto. Isso ajuda a avaliar o que deu certo, o que pode ser ajustado e o que não está gerando os lucros — palpáveis ou não — desejados.
Por fim, vale destacar um diferencial e tanto para que o 5W2H entre em prática na sua empresa: força de vontade para valorizar o poder da ação. E, para que você se inspire a colocar em prática tudo o que foi visto ao longo deste artigo, aproveite para baixar gratuitamente o nosso material 5W2H! Bom proveito!
