Por que sua empresa deve se preocupar com o tempo?
Quem nunca desejou ter mais horas no seu dia para fazer tudo o que precisa? Em épocas de hiperconectividade, em que todos estão correndo, o tempo é, de fato, o nosso bem mais valioso. Mas a sua empresa realmente presta atenção e está de olho no tempo das pessoas?
Saber gerenciar o seu tempo e da sua equipe é indispensável para aumentar a produtividade de todos e garantir a eficiência do negócio. Vamos mostrar os benefícios do controle de horas e como controlar o tempo de forma efetiva.
>> Leitura recomendada: [TESTE] Avalie a sua gestão do tempo
Como cuidar do seu tempo
O passo inicial é o planejamento. Com os vários projetos simultâneos e o excesso de demandas na sua rotina, é necessário se organizar e criar uma agenda de tarefas. E, de acordo com os seus prazos, a priorização é importante para identificar o que fará a diferença na gestão da sua empresa e se concentrar no que realmente importa, sem desperdiçar tempo com o que pode ficar para depois.
No dia a dia, essa estratégia funciona ao olhar para a sua agenda e focar suas energias em resolver estas tarefas preferenciais. Para te ajudar a estruturar as suas atividades e conseguir priorizá-las, a boa e velha checklist continua sendo uma ferramenta eficiente. Com ela, você estabelece uma sequência das etapas a serem concluídas.
Com o tripé agenda de tarefas, priorização e checklist, a produtividade se torna realmente a palavra de ordem. Ou seja, não adianta ficar o tempo todo ocupado com trabalhos diversos e chegar ao fim do dia sem terminar nenhum de maneira satisfatória.
O que fazer antes de mais nada
Mas, para organizar a sua agenda e ficar de olho no tempo gasto nas demandas da equipe, é preciso mensurá-lo primeiro. Enquanto você não tiver a real dimensão de como investe o tempo, será complicado fazer mudanças concretas. Então, você tem que traçar um panorama completo de como as pessoas gastam as horas na sua semana, com atividades rotineiras, reuniões, planejamento, projetos, entre outros.
A partir do momento em que você tiver essas informações, será mais fácil avaliar o desempenho e a produtividade da sua equipe. Para mensurar os dados, você precisa registrar as horas dos colaboradores corretamente. Uma solução é usar uma ferramenta de automação, como o Runrun.it, que é um software de gestão do trabalho.
Ao apertar ‘play’, pausar e entregar as tarefas, o sistema calcula as horas trabalhadas, projeta a disponibilidade das pessoas e ainda gera um timesheet automático, fazendo sua gestão menos burocrática e mais eficiente.
Com isso, você sabe o tempo alocado de cada pessoa por tarefa, projeto e cliente. E, assim, visualiza o que deve ser realizado para tornar a sua equipe mais produtiva e implementar as mudanças necessárias na sua estrutura.
De olho no tempo e os custos
Quem está fazendo o quê? Por quanto tempo, e quanto está custando? Responder essas perguntas é um grande desafio para as organizações, porém é fundamental para colocar sua empresa nos trilhos. Dessa maneira, fica claro que o controle das horas trabalhadas não implica somente ganhos de produtividade. Mas outro benefício de estar de olho no tempo é gerenciar os seus custos.
Com os dados das horas alocadas, você consegue analisar os custos das pessoas nos projetos, calcular a rentabilidade da equipe e verificar a lucratividade dos clientes. Além disso, pode reavaliar a sua forma de precificação para não deixar dinheiro na mesa e tornar os seus clientes mais rentáveis.
É uma relação direta entre a gestão do tempo e a gestão orçamentária no seu negócio. Quando a primeira está bem definida, é produtiva e tem um fluxo de trabalho orientado, a outra também caminha na direção da eficiência e gera resultados positivos para a sua empresa.
E como orientar esse fluxo de trabalho…
De olho no tempo, o fluxo de trabalho é peça chave neste quebra cabeça. Se os processos não estão bem organizados e registrados, os colaboradores correm o risco de se perderem entre as atividades. Assim como os gestores vão perder tempo cobrando a realização das tarefas corretas. Como consequência, a empresa irá desperdiçar muitas horas reproduzindo erros, com retrabalho e inclusive prejuízos.
No entanto, ao mapear os processos, estruturar o fluxo de trabalho e automatizar o workflow na sua empresa, vira uma situação de ganha-ganha. Os gestores ganham uma visão completa do andamento das tarefas de cada colaborador e o tempo investido nos projetos. Já as pessoas ganham autonomia com uma comunicação transparente e desburocratizada. Tudo isso serve para motivar a equipe e a aumentar o engajamento.
Em todo este curso, a tecnologia está a seu favor e uma ferramenta de automação te ajuda a analisar os números, realizar o planejamento e ter decisões fundamentadas. O Runrun.it, por exemplo, permite observar todas as informações em tempo real, controlar o fluxo de trabalho e ver se o planejado está sendo realmente executado.
Avaliação de toda a equipe
Além de gerenciar os custos, orientar o fluxo de trabalho e priorizar as tarefas, ficar de olho no tempo serve também para a gestão de pessoas. Os dados coletados conforme as horas trabalhadas são úteis na avaliação de desempenho e de produtividade das pessoas.
Com relatórios consolidados, você monitora com exatidão o tempo investido em cada tarefa, as entregas, os prazos cumpridos ou atrasados, e a qualidade do que foi entregue. O que contribui para a tomada de decisões mais assertivas e para encontrar meios de tornar a equipe mais produtiva.
Dicas para melhorar a produtividade da sua equipe
Ser produtivo não significa estar sempre ocupado. Na verdade, tudo depende do gerenciamento e se manter de olho no tempo da forma correta. Por isso, descubra os vilões que roubam a sua produtividade e do seu time e aprenda a criar hábitos saudáveis para a sua rotina. Confira agora oito dicas para tornar seus processos mais eficazes:
1- Reuniões improdutivas: cuidado com o excesso de reuniões. Elas podem mais atrapalhar a sua concentração no desenvolvimento de atividades complexas do que ajudar a resolver problemas;
2- Multitarefa: fazer muitas coisas ao mesmo tempo não é sinônimo de produtividade. Fique de olho no tempo, se programe para fazer uma atividade de cada vez com o máximo de foco e atenção;
3- Excesso de e-mails: evite se manter conectado o tempo todo ao e-mail. Ficar sempre de olho na caixa de entrada para ver se tem algo novo atrapalha o seu fluxo de trabalho. Separe dois ou três períodos do dia para se ater especificamente às mensagens;
4- Falta de planejamento: vale relembrar a importância do planejamento semanal e diário para organizar a sua rotina de trabalho, criar a sua agenda e priorizar as atividades, quebrando os grandes projetos em pequenas tarefas;
5- Apagando incêndios: sempre correr atrás do prejuízo e com tarefas urgentes significa que o planejamento não foi lá muito acertado, ou que não foi cumprido de forma eficiente. Separe as tarefas importantes para que elas não virem urgentes;
6- Atividades triviais: esse é o tipo de tarefa pequena e fácil de executar, mas sem muita importância. Elas são positivas para iniciar o dia ou retomar o ritmo após uma pausa, porém podem sabotar as mais complexas. Por isso, fique atento para não gastar todo seu tempo com elas;
7- Pausas: adote pequenos intervalos depois de um período de trabalho contínuo. Nem que seja cinco minutos de descanso ou se alongando após 1h ou 1h30 de afazeres. Trabalhar sem parar não garante mais produtividade;
8- Retrabalho: todos sabemos que a refação é uma das inimigas da produtividade. Então, para não desperdiçar o seu tempo, aprenda o que deve ser feito antes de executar.
Gestão do tempo: uma das habilidades modernas
Falamos de como o tempo afeta a produtividade e o funcionamento da sua empresa. Mas vale destacar que essa é uma das qualidades mais desejadas atualmente por recrutadores, e faz parte das chamadas soft skills. Isto é, as habilidades comportamentais das pessoas no ambiente do trabalho.
>> Leitura recomendada: Mapeamento de competências e as soft skills
Assim, saber gerenciar o tempo também é um dos requisitos relevantes para os profissionais, desde os líderes até os jovens talentos. Uma competência necessária para os gestores organizarem o fluxo de trabalho, otimizarem os custos, avaliarem o desempenho da equipe e melhorarem a produtividade da empresa.
Com o curso Business High Performance realizado pela Instituição de Coaching Febracis, a maior das Américas, os gestores aprendem técnicas para recrutamento de talentos, a desenvolver as habilidades dos colaboradores, motivar o time, gerenciar o tempo de todos e dar feedbacks construtivos. Tudo para atingir as metas e melhorar os resultados da empresa.
Com um sistema inteligente para gerenciamento estratégico do trabalho como o Runrun.it, e as técnicas ensinadas pela Instituição de Coaching Febracis, os gestores têm as ferramentas necessárias para melhorar o controle do tempo da sua empresa, aumentar a produtividade e desenvolver o seu negócio.
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*Este artigo foi produzido pela equipe do Runrun.it
